La contabilidad puede ser un dolor de cabeza para los que no tienen idea de cómo se realiza. Aunque contrates un contador para tu empresa, hay conceptos básicos que debes entender para poder lidiar con él.
1. Saber leer los estados financieros
Debe saber que hay cuatro estados financieros básicos: balance general, estado de ganancias y pérdidas, estado de flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio neto.
El primero muestra los activos, pasivos y patrimonio de la organización; el segundo, los ingresos y gastos; el tercero, las entradas y salidas de efectivo y el último, las variaciones de las cuentas patrimoniales. Estos estados financieros se elaboran y presentan siguiendo un formato estándar y principios contables generalmente aceptados. No se les puede trabajar de otra forma porque se caería en una irregularidad. Este procedimiento, así como la forma correcta de leer los estados financieros, pueden ser enseñados por su mismo contador. Pero usted debe pedírselo.
2. Analizar estados financieros
Una vez que haya aprendido a leer los estados financieros, debe analizarlos y tomar algunas decisiones en la empresa. La aplicación del análisis sirve para otorgar crédito a un cliente, negociar con un proveedor, pedir préstamo a un banco, invertir en una empresa, detectar posibles errores en la contabilidad, entre otras acciones. Además, como resultado de este análisis, debe formarse una idea sobre la rentabilidad, liquidez, nivel de endeudamiento y la calidad de la gestión de la organización.
3. Comprender los aspectos normativos y tributarios
Existe un aspecto jurídico que regula las actividades de las organizaciones, tales como: constitución de una empresa, registro de una marca o patente, normas del gobierno municipal o nacional. Por el lado tributario, usted debe saber qué tributos debe pagar su empresa y con qué periodicidad. El contador debe preparar una lista de todas las obligaciones que su empresa debe cumplir, de tal manera que el empresario pueda llevar un control sobre las mismas.
4. Implementar un sistema de control interno
Un sistema de control interno debe permitir salvaguardar los activos de la organización. Con esto se puede proteger el dinero en efectivo, evitar las cuentas incobrables, evitar las pérdidas o deterioro de los inventarios, proteger los activos fijos y otros beneficios. Los contadores le pueden proveer información que les ayude a implementar estos controles.
5. Conocer lo que provee la contabilidad de gestión
Para una adecuada toma de decisiones los gerentes necesitan información. Deben contar, por lo menos, con un presupuesto de ventas que tenga un horizonte de tiempo no menor a seis meses, el mismo que debe ser actualizado mensualmente. Esto permitirá planificar las compras, los flujos de caja y las necesidades de financiamiento. La información de costos permitirá conocer márgenes de ganancia, ajustar los precios de venta, descartar un producto o lanzar uno nuevo.
