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¿Cómo diseñar una Auditoría de Información Financiera Efectiva y Eficiente?



La planeación es algo muy importante que debemos aplicar en todos los aspectos de nuestra vida, tanto en lo personal y familiar como en lo profesional, y que en ocasiones olvidamos hacer. Por ejemplo, cuántas veces nos ha ocurrido que el tiempo se pasa sin darnos cuenta y por ello, no planeamos oportunamente la convivencia diaria con la familia, amistades y compañeros de trabajo; o bien, cuando planeamos nuestras vacaciones anuales, faltando poco tiempo para tomarlas.

Lo mismo ocurre en el área profesional, a veces descuidamos que nuestra planeación profesional debe ser diaria, desde que llegamos a la oficina hasta que salimos de ella.

Para cualquier trabajo que ejecutemos en nuestras actividades de Contador Público, ya sea que realicemos los registros de contabilidad de la empresa, el cálculo y pago de los impuestos, la elaboración de los estados financieros, de los presupuestos, de los informes operativos y administrativos, etc., debemos tener presente la importancia que reviste el planear dichas actividades, considerando la oportunidad en la elaboración y registro, así como en la confiabilidad y veracidad de la información.

Tratándose de la auditoría de estados financieros, también se requiere que, antes de iniciarla, exista una planeación integral adecuada, buscando alcanzar siempre sus objetivos en la forma más eficiente posible. Un plan inicial revisado continuamente y, en su caso, con las modificaciones que se hagan en su seguimiento, garantiza llegar oportunamente y con calidad a la meta deseada.

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Con el fin de que la auditoría mantenga la objetividad en la planeación inicial de la misma, es importante considerar las entrevistas iniciales con el cliente, para conocer las operaciones de la entidad, su estructura de organización, los cambios en las políticas y procedimientos contables, administrativos y operativos, así como los objetivos generales y específicos del trabajo a realizar. Es necesario, que dichas entrevistas y juntas con los directivos de las empresas se realicen periódicamente, y no sólo al inicio y final de la auditoría, con la finalidad de mantener un monitoreo permanente que permita conocer los aspectos relevantes de manera oportuna y que la participación del auditor sea de mayor beneficio, por medio de las recomendaciones y comentarios que se dan a los clientes.

Otro punto importante en el plan de auditoría, es considerar los aspectos relativos a la determinación de niveles de materialidad, los procedimientos de revisión analítica, la evaluación de controles internos y de riesgos de auditoría y los análisis de sistemas de contabilidad.

El control de calidad del proceso de auditoría, requiere que esté bien documentado y que establezca procedimientos de comprobación referentes al cumplimiento de su aplicación. A continuación, se detallan algunos comentarios sobre los puntos anteriores.

Planeación

La planeación de auditoría debe conocer previamente los objetivos, condiciones y limitaciones de la revisión a realizar, así como las características de operación, jurídicas y el sistema de control interno existente, de la empresa cuya información financiera se audita. Asimismo, en su desarrollo, conocer las características de las operaciones en las áreas de planta o producción, finanzas, ventas, personal y jurídica, con respecto a los posibles efectos en el desarrollo de la auditoría. Sin duda, el sistema de control interno constituye el elemento clave sobre el que descansa la planeación de la auditoría.

La planeación implica prever cuáles procedimientos de auditoría se emplearán, la extensión y oportunidad en que se utilizarán, y el personal que intervendrá en el trabajo.

El tener buenas relaciones humanas con el cliente, para la coordinación de la auditoría, permite obtener información oportuna y precisa sobre las políticas y procedimientos contables, administrativos, operativos y generales de la empresa, los cambios en los sistemas de control interno, el estado de las instalaciones y otros documentos importantes.

Debe dejarse evidencia de que la planeación de la auditoría fue realizada para que ésta se refleje fielmente en un programa de trabajo. Durante el desarrollo de la auditoría se vigilarán los cambios necesarios a dicho programa.
La planeación no debe entenderse, únicamente, como una etapa inicial anterior a la ejecución del trabajo, sino que ésta debe continuar durante el desarrollo de la auditoría. La planeación no se acaba hasta que se concluya la auditoría.

Podríamos considerar que los componentes clave de la planeación de una auditoría son:

a) Contactar con el cliente.
b) Identificar objetivos.
c) Establecer niveles de materialidad.
d) Procedimientos de revisión analítica.
e) Evaluar los riesgos.
f) Revisar los sistemas de contabilidad.

Establecer los niveles de materialidad

La importancia relativa representa el importe acumulado de los errores y desviaciones de principios de contabilidad que podrían contener los estados financieros sin que, a juicio del auditor y a la luz de las circunstancias existentes, sea probable afectar el juicio o decisiones de las personas que confían en la información contenida en dichos estados. Debe juzgarse el efecto cuantificado en relación con los estados financieros tomados en conjunto; sin embargo, también deben considerarse algunos aspectos cualitativos tales como: una revelación o presentación inadecuada, la importancia de un rubro específico para la empresa en particular, el hecho de que el error o desviación afecte varios rubros de los estados financieros, etcétera.

Para efectos de auditoría debe establecerse el límite de la importancia relativa basado en el juicio profesional del auditor (criterio), considerando las necesidades y expectativas de un usuario normal y razonable de los estados financieros auditados.

El riesgo de auditoría representa la posibilidad de que el auditor pueda dar una opinión sin salvedades, sobre unos estados financieros que contengan errores y desviaciones de los principios de contabilidad, en exceso a la importancia relativa.

El establecimiento del nivel de materialidad deberá determinarse en su conjunto, así como, individualmente sobre los estados financieros.

Procedimientos de revisión analítica

Se entiende por revisión analítica el estudio de las relaciones y tendencias significativas que se desprenden, principalmente, de la información financiera y no financiera, incluyendo la investigación resultante sobre variaciones y partidas poco usuales.

Los procedimientos de revisión analítica, entre otros, son los siguientes:

  • La comparación de información financiera actual con la de años anteriores.
  • La comparación de los resultados obtenidos con los resultados proyectados.
  • El estudio de las relaciones de la información financiera con la información no financiera.

La elección de los procedimientos, métodos y niveles de aplicación, es cuestión del criterio profesional del auditor, ya sea utilizando cifras monetarias, unidades, razones o porcentajes.

La revisión analítica puede llevarse a cabo en:

  • La etapa de planeación, para ayudar al auditor a entender el negocio del cliente y a identificar las áreas de posibles riesgos.
  • La etapa de obtención de evidencia comprobatoria, como una prueba sustantiva de los saldos o transacciones.

La utilización de procedimientos de revisión analítica como una prueba sustantiva, depende de factores como: la disponibilidad y la confiabilidad de la información financiera y no financiera, para identificar áreas problemáticas que las pruebas de detalle podrían no revelar con la misma facilidad.


Evaluación inicial de riesgos

Al considerar la responsabilidad del auditor, para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes, no hay una distinción significativa entre errores e irregularidades o fraudes. Sin embargo, existe una distinción importante, cuando se detecta un fraude, ya que el auditor debe considerar las implicaciones respecto a la integridad de la administración o de los empleados y el posible efecto en otros aspectos de la auditoría.

El riesgo de auditoría está integrado por el efecto combinado de los tres riesgos diferentes:

• Riesgo inherente.
• Riesgo de control.
• Riesgo de detección.

Riesgo Inherente. Es el riesgo de que ocurran errores importantes en un rubro específico de los estados financieros, en función de las características o particularidades de dicho rubro, sin considerar el efecto de los procedimientos de control interno que pudieran existir.

Riesgo de control. Es el riesgo de que los errores importantes, que pudieran existir en un rubro específico de los estados financieros, no sean prevenidos o detectados oportunamente por el sistema de control interno contable en vigor.

Riesgo de detección. Es el riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor, no detecten los posibles errores importantes que hayan escapado a los procedimientos de control interno.

Riesgo de fraude. Es responsabilidad de la administración el establecimiento de los mecanismos de control necesarios para prevenir el riesgo de fraude; asimismo, el auditor es responsable de evaluar dichos controles y diseñar los procedimientos de auditoría necesarios para mitigar dicho riesgo al emitir su opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto. El riesgo de fraude está relacionado con los tres factores antes mencionados.

El riesgo de auditoría en sus tres componentes puede concretarse en un porcentaje; sin embargo, también es válido definirlo en términos de un rango, por ejemplo: riesgo alto, medio y bajo. Ahora bien, dependiendo de la calificación de los riesgos, el programa de trabajo de auditoría deberá señalar los procedimientos de auditoría que deben llevarse a cabo, así como, los alcances de revisión a realizar, tanto en las pruebas de cumplimiento y de control como en las sustantivas. El auditor obtendrá un entendimiento suficiente de los procesos de evaluación de riesgos de la entidad, con el fin de conocer cómo la administración considera los riesgos relevantes, respecto a los objetivos de los informes financieros y qué acciones está tomando para minimizar esos riesgos.

Un aspecto a considerar es: ¿cómo la administración estima los riesgos?, ¿cómo mide la probabilidad de la ocurrencia de los mismos? y ¿cómo los relaciona con los estados financieros?

Revisión de los sistemas de contabilidad

En la planeación de las auditorías, un aspecto importante que debemos considerar es el análisis de los sistemas de contabilidad, respecto a: ¿qué tan confiables pueden ser?, ¿qué tanta seguridad nos proporcionan para evitar errores?, ¿Quiénes tienen acceso al registro y cambios que puedan realizarse o no en fecha posterior a dichos registros de contabilidad?, y otras medidas de seguridad que pudieran tenerse en el sistema de contabilidad. Ello, en virtud de considerarse un elemento más para llevar a cabo el número de pruebas de auditoría de cumplimiento y sustantivas.

Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes financieros, incluyen el sistema contable, y consisten en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. La calidad de los sistemas generadores de la información afecta la habilidad de la gerencia en tomar decisiones apropiadas para controlar las actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.

  • Para que el sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:
  • Identifiquen y registren las transacciones reales.
  • Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario.
  • Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias
  • Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
  • Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.

Control de calidad

El control de calidad es muy importante desde el inicio de la planeación de la auditoría, considerando la programación del personal de auditoría que debe participar, la experiencia en actividades especificas de las empresas, la independencia profesional, la elaboración del programa de trabajo especifico, etcétera.

Dentro de los requisitos establecidos por las normas de auditoría para el desarrollo del trabajo, se incluyen la independencia del Contador Público y su personal técnico con respecto al cliente, los sistemas de contratación, capacitación, evaluación del personal técnico, la planeación, el desarrollo del trabajo, la supervisión y elaboración de informes.

Debe existir el proceso de control de calidad que el Contador Público observará para lograr que sus trabajos cumplan con las normas de auditoría generalmente aceptadas, y que dicho proceso contemple el conjunto de reglas que aseguran que los servicios profesionales independientes cumplen con las normas dictadas por la profesión.

Debe procurarse que el personal técnico posea las características éticas, académicas y profesionales, necesarias para ejecutar el trabajo con la calidad requerida. Por tal motivo, es preciso realizar cursos de entrenamiento y capacitación permanente; es decir, que la firma prepare un programa de desarrollo profesional que contemple la participación del personal técnico, además de conservar un registro que permita dar un seguimiento adecuado al desarrollo de cada individuo.

Las políticas y procedimientos de control de calidad deben establecerse, tanto para la firma de Contadores como para cada trabajo de auditoría que se efectúe, enfatizando la importancia de ser comunicados al personal técnico que realiza los trabajos.

Es trascendental que las políticas y procedimientos de control de calidad estén documentados, y que se establezca el método de comprobación referente al cumplimiento de su aplicación, tales como: a) que la firma y el personal técnico mantengan independencia, confirmando periódicamente por escrito que no se encuentran dentro de algunas de las causas de falta de independencia, b) que exista un plan de contratación del personal que considere el perfil técnico requerido de éste, tomando en cuenta que la calidad del trabajo depende en gran medida de la integridad y competencia de quienes planean, ejecutan y supervisan el trabajo, c) que exista un programa de desarrollo profesional de conocimientos técnicos y éticos, mediante la realización de cursos de entrenamiento periódicos para los diferentes niveles del personal técnico.

Conclusión

La planeación inicia con entrevistas y juntas de trabajo con los directivos de las empresas, las cuales deben continuar durante el desarrollo de la auditoría, ya que, esto ayudará a conocer con mayor profundidad los aspectos relevantes administrativos, operativos y financieros en forma oportuna, lo cual permitirá que exista un mejor enfoque en las pruebas de auditoría.

Es importante que la planeación exista no sólo al inicio de las auditorías, sino que ésta sea monitoreada durante el desarrollo de la misma y hasta su terminación, efectuando, en su caso, las modificaciones necesarias en forma oportuna a los programas de trabajo, a los alcances de revisión, a las pruebas de cumplimiento y a las sustantivas, lo cual debe ser realizado, principalmente, por los socios de las firmas y los gerentes de auditoría.

En la planeación, también es importante considerar al personal técnico que participará en el desarrollo de las auditorías, el cual reúna las características de experiencia en las actividades específicas de las empresas y tenga la capacidad profesional suficiente.

El control de calidad debe existir desde el inicio de la planeación de las auditorías, para lograr que sus trabajos cumplan con las normas de auditoría generalmente aceptadas, incluyendo el que exista la independencia profesional del Contador Público y su personal técnico, los sistemas de contratación, capacitación y evaluación del personal, la planeación, el desarrollo del trabajo, la supervisión y la elaboración de informes.

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx


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