La norma internacional de auditoria 220 expone las responsabilidades del auditor relacionadas a procedimientos de control de calidad para una auditoría de estados financieros, y cuando es aplicable, trata las responsabilidades del revisor de control de calidad del trabajo.
Los sistemas de control de calidad, políticas y procedimientos, son responsabilidad de la firma de auditoría, quienes de acuerdo con la Norma Internacional sobre Control de Calidad -NICC – 1 “Control de calidad para firmas que desempeñan auditorias y revisiones de estados financieros”, tienen la obligación de establecer y mantener un sistema de control de calidad que brinde la seguridad razonable de que tanto la firma como el personal cumplen con las normas profesionales y requisitos legales y de regulación aplicables, además de que los dictámenes emitidos por la firma son apropiados en las circunstancias. De esta manera esta norma internacional se sustenta sobre la premisa de que la firma está sujeta a la NICC 1 y requisitos nacionales relevantes.
El sistema de control de calidad incluye políticas y procedimientos que abarcan: responsabilidades para asegurar la calidad, requisitos éticos relevantes, aceptación y continuación de clientes y trabajos específicos, recursos humanos, desempeño del trabajo y monitoreo. Dichas políticas y procedimientos se establecen con el propósito principal de asegurar la calidad de la auditoría y cumplimiento de las normas relevantes. Dentro de las normas profesionales y requisitos legales, están los requisitos éticos relevantes, que son los establecidos por el Código de Ética para contadores profesionales, preparado por el Comité de Ética de la Federación Internacional de Contadores (IFAC). El equipo de trabajo, socio de trabajo y revisor de control de calidad deben cumplir con los principios éticos fundamentales: integridad, objetividad, competencia profesional y debido cuidado, confidencialidad, y conducta profesional.
De acuerdo con la NIA 220, el auditor debe implementar procedimientos de control de calidad a nivel del trabajo que proporcionen al auditor seguridad razonable con relación a que la auditoría cumple con las normas profesionales y requisitos legales y de regulación aplicables, asegurando que el dictamen del auditor es apropiado según las circunstancias de la auditoría.
A continuación presento algunas sugerencias a tener en cuenta para la implementación de la NIA 220:
1) Definir manuales de procedimientos de la metodología, modelos de papeles de trabajo y entrenamiento
La firma debe contar con manuales de procedimientos en donde se encuentre documentada la metodología de auditoría y modelos de papeles de trabajo que faciliten su implementación. Adicionalmente, la firma debe definir jornadas de capacitación relacionadas con la metodología de trabajo que esté implementada.
2) Definir un presupuesto de horas:
Con el fin de ser eficientes en nuestro trabajo debemos definir un presupuesto de horas que sea rentable para el auditor sin dejar lado la calidad de nuestro trabajo.
El presupuesto de horas normalmente lo elaboramos antes de realizar la negociación con nuestro cliente y es la base para nuestros honorarios de acuerdo con una tarifa hora por cada una de las categorías que participarán en la auditoría.
Durante el desarrollo de la auditoría debemos llevar un control de las horas incurridas por cada uno de los participantes en la auditoría con el fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto.
3) Reporte de tiempo
Durante el desarrollo de la auditoría debemos llevar un control de las horas incurridas en cada proyecto por cada uno de los participantes en la auditoría con el fin de realizar un seguimiento al cumplimiento del presupuesto.
La administración de las horas del equipo que participará en el contrato estará a cargo del gerente del proyecto.
4) Evaluar el riesgo para el auditor
Antes de aceptar un cliente debemos evaluar los riesgos a los que estaremos expuestos como auditores. Son buenas prácticas:
a. Consultar la lista Clinton con el fin de evitar relacionarnos con empresas y/o personas con vínculos con el narcotráfico: “La Lista Clinton, oficialmente: Specially Designated Nationals and Blocked Persons o SDN list, es como se le conoce a una “lista negra” de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico”.
b. Consultar los abogados de la compañía con el fin de identificar los tipos de demandas en contra de la compañía.
c. Conocer la opinión y las cartas de recomendaciones del anterior auditor.
d. Obtener conocimiento de la situación financiera de la compañía.
e. Obtener referencias comerciales.
f. Entre otras.
5) Asegurarnos que el cliente aceptó nuestra propuesta
Es importante que antes de iniciar nuestro trabajo nos aseguremos que el cliente aceptó los términos de nuestra propuesta, mediante una carta que firma el representante legal de nuestro cliente en donde indica que está de acuerdo con los términos de dicha propuesta.
6) Definir los equipos de trabajo que participarán en el proyecto
Se recomienda que el equipo de trabajo asignado al proyecto sea multidisciplinario y con experiencia en la industria del cliente. (Recomendamos que participe por lo menos un especialista en impuestos y uno en sistemas).
Es recomendable que el equipo de trabajo sea asignado por todo el año y evitar, en lo posible, su rotación.
7) Asegurarnos que existe total independencia por parte de los miembros que realizarán el trabajo de Auditoría
La independencia es la capacidad que tiene un auditor de realizar su trabajo con integridad y objetividad. El auditor debe ser y parecer independiente durante la ejecución de su trabajo.
La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para asegurar que el personal que ejecuta el trabajo es totalmente independiente. De acuerdo con la NICC. Por lo menos una vez al año, la firma debe obtener confirmaciones por escrito del cumplimiento de sus políticas y procedimientos sobre independencia por parte de todo el personal que, conforme a los requisitos de ética relevantes, deba ser independiente. Este tipo de confirmaciones normalmente se debe realizar por cada proyecto y la responsabilidad de su cumplimiento estará en cabeza del socio a cargo del trabajo.
Para desarrollar un trabajo efectivo el Auditor debe gozar de total independencia.
No son buenas prácticas:
- Estar en la nómina de la compañía.
- Ser juez y parte (Ejemplo: Auditor y outsourcing contable).
- Haber sido empleado del cliente en los últimos dos años.
- Tener familiares empleados en nuestro cliente que puedan tener influencia significativa sobre los estados financieros que vamos a auditar (Ej. Contador).
- Tener algún tipo de relación personal con algún funcionario del cliente que pueda tener influencia significativa sobre los estados financieros (Ej. Tesorero).
- Entre otros.
8) Definir un cronograma de visitas durante el año para compartirlo con nuestro cliente
Con base en la metodología que vamos a aplicar definimos el cronograma de trabajo. El cronograma debe estar alineado con el presupuesto de horas para nuestro cliente y las tareas generalmente deben quedar distribuidas entre el 1 de abril y el 31 de marzo.
9) Evaluaciones de desempeño
Las evaluaciones de desempeño buscan crear un ambiente de mejora continua en las organizaciones. Su objeto es el de determinar oportunidades de mejora en los individuos que realizan trabajos en la firma de auditoría. Normalmente las evaluaciones de desempeño se realizan de forma anual, sin embargo, se recomienda realizar un seguimiento en la mitad del periodo con el fin de conocer su avance y tomar acción en los casos en donde se observe algún tipo de situación que indique que no se va a cumplir con el objetivo.
Generalmente la evaluación de desempeño es realizada de la siguiente forma:
- Los asistentes son evaluados por el Senior y la evaluación es aprobada por el gerente y/o socio.
- Los Senior son evaluados por el Gerente y la evaluación es aprobada por el Socio.
- El Gerente es evaluado por el socio y la evaluación es aprobada por la junta de socios.
- El Socio es evaluado por otro socio asignado.
10) Documentación del trabajo
Los papeles de trabajo del auditor son el respaldo de las conclusiones manifestadas en su informe como auditores independientes. Por lo anterior, los papeles de trabajo del auditor deben proporcionar evidencia valida y suficiente que respalde dichas conclusiones.
Los papeles de trabajo del auditor están compuestos por todos procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información recopilada y las conclusiones y recomendaciones realizadas en el desarrollo de su examen.
Beneficios de una buena documentación:
- Soporta las opiniones y conclusiones expuestas en el informe.
- Acumulación de conocimiento del cliente.
- Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo.
- Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del Auditor sea cuestionado por terceros.
- Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el Auditor debe realizar seguimiento continuo.
- Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente.
- Permite la supervisión y revisión continua del trabajo.
- Verificar el cumplimiento de los programas de auditoría y la aplicación de las normas vigentes.
- Permite realización de auditorías de calidad por parte de miembros internos o externos
- Permite al auditor realizar su trabajo con mayor organización obteniendo mayor eficiencia en el mismo.
- Facilita y mejora el control de calidad en la firma.
- Refleja la capacidad y preparación del auditor.
11) Consultas
Dentro de los procedimientos de la firma se debe tener en cuenta:
- Las consultas relacionadas con temas críticos y/o complejos se deben escalar siguiendo el conductor regular.
- Se deben definir los pasos a seguir para efectuar consultas internas o a especialistas externos y la forma de documentarlas.
- Procedimientos a seguir cuando existen diferencias de opinión y la forma de documentarlas.
12) Revisiones de Calidad
De acuerdo con la NICC 1, La firma debe establecer un proceso de vigilancia diseñado para darle seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son relevantes, adecuados y están operando de manera efectiva.
Este proceso debe estar enfocado a la revisión de los trabajos finalizados con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las políticas de calidad implementadas por la firma. Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas o grandes, la revisión puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la firma.
Hasta pronto,
Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org, una Red Global de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.
