Hay razones plenamente identificadas que varían de una región a otra, una de ellas es la violencia, que en algunas zonas de nuestro país son fácilmente palpables, a pesar de esto, el nivel de interés en emprender no ha disminuido, ya que por cada empresa que cierra, al menos una está lista para su apertura.
Abrir una empresa en la actualidad es, en la mayoría de los casos, un sueño de independencia realizado, una práctica común para la que pocos nos preparamos, vamos directo a la práctica y esto tiene consecuencias que generan las estadísticas citadas; implica más que las ganas de “ser mi propio jefe”, pues requiere una investigación del mercado que pocas veces se realiza; en realidad, pocos dedicamos el tiempo para conocer si nuestro producto o servicio es vendible o tiene la posibilidad de generar la necesidad de sí mismo entre los consumidores.
La mayoría de los empresarios nuevos en nuestro país, realiza directamente las actividades, cuando menos, como comprador, vendedor, administrador, gestor de financiamientos, contador y fiscalista. En mi práctica profesional independiente me he enfrentado con una considerable cantidad de casos en los que textualmente se reconoce que: “Todo parecía tan fácil que no pensé buscar a alguien especialista en el tema”, y ponen sobre mi escritorio problemas administrativos y fiscales por falta de definición de controles internos oportunos que facilitaran la toma de decisiones.
El control interno se refiere a una serie de políticas diseñadas con la participación de los responsables de la administración, con la finalidad de tener una seguridad razonable de que se cumplen los objetivos de la organización, que su información financiera cumple con estándares de confiabilidad y oportunidad, que las operaciones se realizan con efectividad y eficiencia bajo el cumplimiento de normas y regulación aplicable al giro del negocio.
Una vez que son definidos los objetivos a lograr, debe efectuarse una medición de los riesgos que pueden afectarlos y en ese sentido definir los controles que disminuyan o eliminen en lo posible dichos riesgos.
Son varios temas a los que cualquier emprendedor debe poner especial atención y establecer controles y esquemas de verificación que identifiquen cualquier posible desviación y se facilite su oportuna corrección. Entre estos se destacan los siguientes:
Identificación de los clientes potenciales, canales de distribución y ventajas competitivas
Esto implica llevar a cabo el adecuado análisis y la investigación que permita conocer en dónde se encuentran los posibles consumidores del producto o servicio, qué medios utilizan para compra y pago, pues no representa el mismo costo una compra directa en sitio que una compra por Internet que implicará el flete o costo por envío. Identificar qué diferencia hay en un producto o servicio y atender las necesidades y recomendaciones de los clientes, generan lealtad de los mismos, y recordemos que no hay mejor cliente que aquel que recomienda sin pedírselo.
Determinación de costos y precios del producto o servicio
Este tema es uno de los que mayor impacto económico tienen en las empresas de nueva creación, pues la falta de un adecuado análisis que permita determinar el costo real del producto o servicio, considerando todos aquellos insumos o servicios que intervienen en su fabricación, hasta hacerlo llegar al consumidor final, además de los márgenes de utilidad esperados y acordes a la realidad del mercado, hacen que muchas empresas pierdan su permanencia al ofertar sobre precios irreales o calculados sobre bases incorrectas. Es vital que se dedique el especial cuidado para fijar los precios bajo el sistema de determinación que mejor convenga, sin perder de vista los precios de la competencia y las utilidades esperadas.
Es importante que en cada empresa exista un adecuado diseño de responsabilidades y funciones que faciliten una comunicación asertiva, evitar la duplicidad de instrucciones o de personas que desempeñen las mismas actividades sin supervisión adecuada, lo cual repercute negativamente tanto en costos como en ambiente laboral. Al señalar claramente al personal sus actividades y canales de comunicación, se facilita enormemente la supervisión y la medición de la productividad y resultados.
Búsqueda de fuentes de financiamiento
Son muchos los emprendedores que se quejan de la falta de oportunidades o el retraso en el otorgamiento de financiamiento por parte de instituciones financieras o de programas gubernamentales; sin embargo, la exigencia de garantías es una fuerte limitante para quienes buscan allegarse recursos. Sin embargo, hay otras fuentes disponibles, una de las principales es el crédito otorgado por proveedores que debe siempre estar en concordancia con el plazo que se otorga a los clientes, el cual debe ser menor, a fin de estar en posibilidades de contar con efectivo para hacer frente a los compromisos propios.
El manejo de préstamos revolventes facilita en mucho el financiamiento para la operación normal. Se debe poner especial atención en las tasas de interés ofertadas, para lo cual existen herramientas comparativas que aportan información para elegir la mejor opción, también se debe cuidar que si no es posible liquidar la totalidad de la disposición, se realicen pagos superiores al mínimo solicitado, esto permite que se tenga una opción disponible a un costo menor.
Cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales
Las leyes fiscales consideran, además de plazos de vencimiento, una serie de obligaciones que deben ser atendidas por especialistas en el tema. No es recomendable que los emprendedores busquen el cumplimiento de las mismas sin la adecuada orientación de un profesional de la materia. Se debe llevar un estricto calendario que además se ligue al manejo de flujo de efectivo que permita, en todo momento, contar con los recursos económicos para el pago y entero de contribuciones; además, hay una serie de deberes que no implican el pago, pero sí informar; por ejemplo: modificaciones de salarios por aniversario en la empresa, prima de riesgo de trabajo, declaraciones informativas, informe sobre accidentes de trabajo, entre otras; también estas deben ser atendidas en los plazos que son requeridos para no incurrir en sanciones innecesarias.
Manejo de información para la toma de decisiones
Se dice que lo que no se mide, no se mejora; sin duda, esta es una realidad, pues todo emprendedor debe contar con los sistemas que le faciliten concentrar la información que pueda ser acumulada, comparada y que facilite identificar las áreas de oportunidad o ventajas. Con “sistemas” no me refiero a costosas aplicaciones, porque hay un sinnúmero de herramientas disponibles que permiten llevar desde una agenda diaria hasta grandes proyectos para su seguimiento, lo cual implica borrar de nuestra mente las barreras en el uso de la tecnología. Sin embargo, ya está implícita en nuestras actividades cotidianas, así que debemos regresar a la lectura de manuales y sacar el mayor provecho de los aparatos y las aplicaciones. El uso de estas herramientas facilita contar con información en tiempo real que sea congruente con la necesidad de tomar decisiones en forma constante durante la operación diaria.
Alianzas estratégicas
Dos cabezas piensan mejor que una, así como dos alcancías suman más que una, es necesario romper con tabús sobre las sociedades y la apertura a esquemas diferentes que faciliten una mayor participación en el mercado; recientemente, han tomado auge las figuras como las franquicias que adicionalmente son una fuente de financiamiento y amplían la disponibilidad de los servicios o productos. Hay que valorar en qué momento y bajo términos claros y por escrito es conveniente establecer alianzas con personas que pueden aportar conocimientos, trabajo o capital que representen beneficios mutuos y que contribuyan al crecimiento de la empresa.
Acompañamiento
Considero que este es uno de los puntos clave para el crecimiento de cualquier empresa, es decir, necesariamente el emprendedor debe apoyarse en los profesionales que con su experiencia puedan aportarle ideas y herramientas que coadyuven a lograr sus objetivos, sin duda, la inversión que destine para esto, le dará el mejor intangible que los Contadores Públicos podemos brindarle: tranquilidad.
